Los recursos financieros son escasos. Esa es la razón de que deban ser productivos. Si disponemos de capital y no lo invertimos – sea en generación de negocio o en caso de no ser posible, en productos financieros – la rentabilidad de la empresa respecto a sus fondos propios caerá y estaremos perjudicando a los accionistas.
Por ese motivo y porque todo negocio puede reducirse a un flujo de caja fundamental optimar los recursos financieros de que dispongamos e intentar convertir la Tesorería en un centro de beneficio.
Una buena gestión de tesorería requiere el desarrollo de al menos cuatro procedimientos o rutinas. Cada uno de ellos conlleva un conjunto de tareas que exige un conocimiento suficiente de las técnicas financieras y el sistema bancario, y una agilidad especial para desarrollar una función que conjuga tres factores:
a.- El tiempo: en tesorería las tareas deben realizarse con rapidez y puntualidad.
b.- El control ajustado de las operaciones: una equivocación, propia o ajena, puede costar mucho dinero.
c.- La habilidad en la gestión de la relación con las entidades financieras.
Entrando en detalle en cada una de las cuatro áreas funcionales, podemos describir las siguientes tareas:
a.- Planificación y control de la liquidez: el departamento o persona responsable debe planificar la tesorería, pero más importante aún es controlar el cumplimiento de dicho plan para poder reaccionar a tiempo si las circunstancias internas o externas varían y ponen en peligro la planificación.
Por eso hay que diferenciar entre Presupuesto (que recoge nuestros objetivos y la forma de conseguirlos) y la Previsión (que es el resultado hacia el que se encamina la tesorería de la empresa en función de la realidad acontecida). El Presupuesto es fijo pero la Previsión es móvil y como tal debe actualizarse para ir corrigiendo las desviaciones que se produzcan sobre el presupuesto y poder actuar con tiempo suficiente. Para ello se requiere atender a las siguientes tareas:
1.- Responsabilizarse de la apertura y cierre de cuentas corrientes, de fomentar su mejor ubicación y optimar su número.
2.- Generar el presupuesto anual de tesorería y los presupuestos parciales a menor plazo.
3.- Obtener un parte diario de tesorería, donde se informe de la posición de valor de todas las cuentas.
4.- Responsabilizarse del envío y recepción de documentación bancaria; así como coordinar la política bancaria. Decidir las entidades a utilizar en cada caso. Controlar las liquidaciones de intereses y reclamar a las entidades financieras cualquier desajuste en valoraciones, tipos de interés, comisiones y gastos aplicados.
5.- Llevar una previsión diaria de cobros y pagos con horizontes diversos.
6.- Mantener la liquidez ociosa mínima.
7.- Proponer los medios de cobro y pago más convenientes por valoración y coste.
b.- Gestión de las necesidades y excedentes a corto plazo:
1.- Conocer las posibles líneas de financiación para cubrir las necesidades a corto plazo, en lo relativo a su coste y a los aspectos colaterales. Financiar las necesidades a corto en las mejores condiciones posibles. Vigilar que la financiación tomada no exceda de las necesidades reales ni se quede corta. Controlar las liquidaciones de gastos relativas a financiaciones.
2.- En cuanto a la cartera de efectos; llevar su control y gestión. Decidir su descuento o gestión de cobro, el momento de presentación y la entidad donde presentarla.
3.- Conocer los posibles instrumentos de inversión a corto plazo, así como sus condiciones de rentabilidad, liquidez y seguridad. Invertir los excedentes producidos, con la máxima rentabilidad en función del plazo de recuperación. Entrar en relación con entidades financieras no bancarias para invertir excedentes en el mercado monetario.
c.- Gestión de las operaciones en divisas: en las empresas que lo requieran o en las grandes empresas deberán controlarse los cambios, las coberturas, etc.
d.- Control y gestión de las condiciones bancarias.
1.- Definir y mantener actualizada la ficha de condiciones bancarias con todas las operaciones que se realicen o se puedan realizar con el mismo.
2.- Realizar periódicamente un análisis del negocio bancario encauzado por cada entidad y un análisis de coste/rentabilidad.
3.- Llevar un archivo ordenado de los acuerdos, pólizas y escrituras firmados con cada entidad.
4.- Llevar un control de las reclamaciones efectuadas y sus resultados.
La realización de las tareas descritas por parte de un personal cualificado para ello, supone conseguir unos beneficios palpables que son consecuencia de determinadas mejoras:
a.- Reducción de saldos ociosos, liberando liquidez y ahorrando costes financieros.
b.- Abaratamiento del coste medio de financiación.
c.- Eliminación de costes innecesarios o incontrolados en operaciones bancarias.
d.- Obtención de ingresos financieros por inversiones en excedentes.
e.-Mejores condiciones en las operaciones en divisas.
Debemos entender que, aunque parezca mentira, en las empresas no existen las urgencias. Lo que entendemos por tales solo son faltas de previsión. Y la peor imagen que podemos dar ante una entidad financiera es la de acudir sin tiempo para solucionar un problema de tesorería. Lo más probable es que no se nos atienda y de hacerlo, el coste será muy elevado.
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