EL MÁS LARGO VIAJE. BITÁCORA DE LUIS G. CHACÓN.

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ESCLAVOS DEL PROCEDIMIENTO


Establecer procedimientos en cualquier organización es útil porque, aunque no siempre simplifica los modos de respuesta a los problemas, al menos los unifica. El problema surge cuando el procedimiento nos pone anteojeras como a los burros que movían la noria y renunciamos a la eficiencia por la disciplina y al beneficio por el respeto a la norma.

Como además, cualquier organización tiende a sufrir las consecuencias de la Ley de Parkinson que sostiene acertadamente que el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para su realización, los procedimientos suelen hacerse más complejos conforme se pretenden mejorar hasta convertir la compra de un paquete de folios en una ceremonia más alambicada que el Cónclave que elige al Santo Padre y con más parafernalia que la coronación del rey de Inglaterra en la Abadía de Westminster.

Crear procedimientos es útil cuando estandarizan las actuaciones, son conocidos por todos los miembros de la organización, su aplicación es tan intuitiva como sencilla y simplifican el sistema anterior al que pretenden sustituir ya que la única norma que debe inspirar a una organización es la de la eficiencia, que no es más que obtener el mejor resultado en el menor tiempo posible y con mínimo uso de los recursos disponibles. Todo lo demás es burocracia y covachuela.

No olvidemos tampoco los dos enunciados completan la Ley de Parkinson. Del primero somos todos conscientes ya que es habitual en toda organización y se expone con claridad meridiana, los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos. La única forma de obtener los máximos beneficios con la mínima inversión es establecer claramente qué vamos a hacer, cuándo lo vamos a hacer, cuánto nos vamos a gastar y cómo y porqué lo haremos. Todo ello será necesario para evitar recurrir al umbral de sueño de la organización, es decir, ese día en el que el asunto en cuestión nos hace despertarnos de madrugada. De todos modos, si ocurre antes de los límites impuestos, es mejor abandonar el procedimiento y a su vez el proceso en curso.

El segundo, en cambio, aunque es tan lapidario como el anterior es más difícil de aceptar, sobre todo, por los esclavos del procedimiento: el tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia. Piensen en esas reuniones eternas más parecidas a charlas de café que a juntas resolutivas y no hará falta explicar más.

En definitiva, un procedimiento sólo es un medio, nunca un fin. Y como tal hay que entenderlo. Cuando el respeto al procedimiento se antepone al fin buscado, las pérdidas asoman por el horizonte.

No me resisto a contarles la anécdota que cuenta Peter Bogdanovich en su mítico libro sobre  John Ford: Estábamos haciendo una película – dice el cámara Joseph La Shelley el jefe del estudio envió a su ayudante a decir a Ford que llevaba un día de retraso. Ah – dijo Ford muy cortés -. ¿Y cuántas páginas se figura que podemos rodar al día? Unas ocho, supongo – dijo el tío -. ¿Quiere darme el guión? – preguntó Ford, y el ayudante se lo dio. Contó ocho páginas que todavía no se habían rodado, las arrancó y le devolvió el guión-. Ahora puede decirle a su jefe que ya estamos al día – le dijo. Y ya no rodó las ocho páginas.

Y al final, estoy seguro de que esa película, sea la que fuere, aún sin esas ocho páginas de guión que podrían ser unos tres o cuatro minutos en el montaje final, acabó siendo una obra maestra o, al menos, un grandiosa película ya que, si quien lee esto no es aficionado al cine, bastaría recordarle la respuesta que otro genio del séptimo arte como Orson Welles dio a un periodista que le preguntó quienes eran los tres mejores directores de cine de la historia: John Ford, John Ford y Jonh Ford.

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1 comentario

  1. alias dice:

    …el procedimiento, tendrá varias fases, y lleva en si utilidad, y el fervor plano de servir a algo pero cuando se consagra como primando el mismo acaba con los fines para los que estaba previsto. y alcanza la injustica, la apatia…La burocratización o eternidad del procedimiento.

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